Datenschutzhinweise für die DAAD-Netzwerkkonferenz

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Veranstaltung. Wir nehmen den Schutz Ihrer

personenbezogenen Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Die Verarbeitung Ihrer

personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen

des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“). Mit

diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

und über Ihre Datenschutzrechte im Rahmen unserer Veranstaltung.

1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter; Kontakt

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V.

Kennedyallee 50

53175 Bonn (Deutschland)

E-Mail: datenschutz@daad.de

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Herr Dr. Gregor Scheja

Scheja & Partners GmbH & Co. KG

Adenauerallee 136

53113 Bonn (Deutschland)

SSL-verschlüsseltes Kontaktformular: http://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html

 

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im

Rahmen unserer Veranstaltung.

 

2.1 Vorbereitung und Durchführung unserer Veranstaltung

 

2.1.1. Pflichtangaben

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen, wenn dies für die Vorbereitung und Durchführung

Ihrer Teilnahme an unserer Veranstaltung erforderlich ist. Die Zwecke umfassen insbesondere

• Registrierung für die Plattform „DAAD Netzwerkkonferenz“ und Erstellung eines Nutzerprofils;

• Anmeldung für persönliche Treffen auf der „DAAD Netzwerkkonferenz“, Information über und

Kontaktanbahnung mit anderen Veranstaltungsteilnehmern auf der „DAAD Netzwerkkonferenz“

mit Hilfe der von Ihnen eingegebenen Profilinformationen;

Versenden und Empfangen von Nachrichten.

Bei der Anmeldung für unsere Veranstaltung werden folgende Pflichtangaben, die mit einem „*“

gekennzeichnet sind, abgefragt: Anrede, Vorname(n), Nachname, Institution (Typ), Institution (Name),

Institution (Art) GATE-Germany-Mitgliedschaft Ihrer Institution, Personenprofil: Bitte geben Sie hier einen

kurzen Text (2-3 Sätze) ein, in dem Sie Ihr Tätigkeitsfeld umreißen, Akzeptieren der Hinweise zum

Datenschutz, Akzeptieren der Teilnahmebedingungen, E-Mail*. Ohne die Angabe dieser Pflichtdaten ist

eine Anmeldung nicht möglich. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO.

 

2.1.2. Freiwillige Angaben

Im Rahmen Ihrer Anmeldung haben Sie zudem die Möglichkeit, freiwillige weitere Angaben zu machen:

Anrede, Titel, Position, Foto, Erfahrung im Bereich Hochschulinternationalisierung, Themen für Peer-to-

perr-Austausch, Themen für Best-practice-Vortrag, Anmeldedaten zu Live-Veranstaltungen. Bitte beachten

Sie, dass diese Angaben für eine Anmeldung nicht erforderlich sind und Sie allein entscheiden, ob Sie uns

diese Daten mitteilen möchten.

Damit wir im Rahmen Ihrer Anmeldung besondere Wünsche berücksichtigen können, ist ggf. Ihre

Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erforderlich. Dies

betrifft insbesondere Daten zu eingeschränkter Mobilität oder gesundheitsbedingten Anforderungen an die

bereitgestellte Verpflegung. Sollten Sie eine Einwilligung für bestimmte Zwecke erteilt haben, so ergeben

sich die Zwecke aus dem jeweils abgegebenen Inhalt dieser Einwilligung.Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO oder des Art. 9 Abs. 2

Buchstabe a) DSGVO. In Fällen, in denen Sie hierfür Daten bereitstellen müssen, weisen wir ausdrücklich

darauf hin. Ohne die Bereitstellung könnten wir Ihrem von der Einwilligung umfassten Wunsch nicht

nachkommen. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der

aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder Sie die

Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift. Falls Letzteres zutrifft,

löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

 

2.2 Aufnahme und Veröffentlichung von Bildmaterial

 

2.2.1. Zwecke

Im Rahmen unserer Veranstaltung verarbeiten wir Bildmaterial, um dieses innerhalb des DAAD zugänglich

zu machen.

Das Bildmaterial, auf dem Sie möglicherweise erkennbar zu sehen sind, wird für folgende Zwecke

verarbeitet:

• Berichterstattung über unsere Veranstaltung

• Bebilderung von Materialien der Öffentlichkeitsarbeit des DAAD und von GATE-Germany sowie der

Kampagnen

Sofern die vorgenannten Zwecke eine Veröffentlichung des Bild- und Tonmaterials erfordern, kann diese

bei Vorliegen einer entsprechenden Rechtsgrundlage in den folgenden Medien erfolgen:

• GATE-Germany-Website

• Website des DAAD

• DAAD-Intranet

• GATE-Germany-Newsletter

• DAAD-Auftritte in sozialen Netzwerken (z. B. Facebook, Instagram) und bei Videodiensten (z. B.

YouTube)

• Auftritte der Kampagnen (z.B. Study in Germany, Research in Germany) in sozialen Netzwerken (z.

B. Facebook, Instagram) und bei Videodiensten (z. B. YouTube)

• Printmedien von GATE-Germany (z.B. Länderprofile)

• Printmedien des DAAD (z.B. DAAD-Jahresbericht)

2.2.2. Rechtsgrundlagen

a. Datenverarbeitung zu Zwecken der Vertragserfüllung

Sofern die Verarbeitung von Bildmaterial für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung

vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 6 Abs. 1

Buchstabe b) DSGVO.

b. Begründung und/oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses

Sofern die Verarbeitung von Bildmaterial für die Begründung und/oder Durchführung des

Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 88 Abs. 1

DSGVO i.V.m. § 26 BDSG.

c. Einwilligung

Sofern wir Bildmaterial auf Grundlage einer von Ihnen abgegebenen Einwilligungserklärung verarbeiten,

erfolgt dies auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO [ggfs. i.V.m § 26 Abs. 2 BDSG].Sofern wir zielgerichtet besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO

verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 Buchstabe

a) DSGVO).

Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Beachten Sie dabei aber bitte, dass dieser Widerruf nur

Wirkung für die Zukunft entfaltet, also die Rechtmäßigkeit, der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf

Basis Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung der Daten durch den Widerruf nicht berührt wird.

d. Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Bildmaterial auf dem Sie zu sehen sind zur Wahrung unserer

berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter. Die Datenverarbeitung erfolgt hierbei auf

der Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO.

Wir verarbeiten das Material nur dann, wenn wir nach Abwägung der beteiligten Interessen davon

ausgehen, dass die Interessen des DAAD an der Verarbeitung des Bildmaterial überwiegen. Die berechtigten

Interessen liegen hierbei in den unter Ziff. 2 genannten Zwecken.

 

3. Empfänger personenbezogener Daten

Interne Empfänger: Innerhalb des DAAD haben nur diejenigen Personen Zugriff, die diesen für die unter

Ziffer 2. genannten Zwecke benötigen.

Externe Empfänger: Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger außerhalb

des DAAD weiter, wenn dies zur Erreichung der unter Ziff. 2 beschriebenen Zwecke erforderlich ist, eine

andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt. Externe Empfänger können

sein:

a) Private Stellen

• Plattformbetreiber der eingesetzten sozialen Netzwerke (z.B. Facebook, LinkedIn)

• Anbieter und Nutzer von Social Media Plattformen (Facebook, YouTube, Instagram etc.)

b) Auftragsverarbeiter

Externe Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der

technischen Infrastruktur und Wartung für das Angebot der Konferenzplattform. Diese Auftragsverarbeiter

werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Privatsphäre

gewahrt bleibt. Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken

verwenden.

c) öffentliche Stellen

Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an

die wir ggf. aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen. Dazu zählen

auch die Geldgeber des DAAD, die im Rahmen ihrer Öffentlichkeitsarbeit ein Interesse an den Daten des

DAAD haben.

 

4. Datenverarbeitung in Drittländern

Findet eine Datenübermittlung an Stellen statt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in

einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über

den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass außerhalb von

gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau

besteht (z. B. durch ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete

Garantien wie die Vereinbarung sogenannter EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit

dem Empfänger) bzw. Ihre hinreichende Einwilligung vorliegt. Sie können bei uns eine Übersicht über die

Empfänger in Drittstaaten und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des

angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die Angaben unter Ziffer 1.

 

5. Automatisierte Einzelentscheidung einschließlich Profiling

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 der DS-GVO finden

nicht statt.6. Speicherdauer

Wir löschen die Daten nach zwei Jahren, wenn es für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich

ist oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen für eine

fortwährende Verarbeitung, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.

 

7. Betroffenenrechte

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zur Verfügung. Im

Einzelnen:

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu

erhalten.

Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die

gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – Löschung Ihrer Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt

sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.

Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt

haben, so können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen

bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder

dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Widerspruch gegen Datenverarbeitung bei Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“: Sie haben das

Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung

durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ beruht. Sofern

Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen,

es sei denn wir können – gemäß den gesetzlichen Vorgaben – zwingende schutzwürdige Gründe für die

Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen.

Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben,

können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen

Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen

geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren

Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde.

Ihr Kontakt zu uns und die Ausübung Ihrer Rechte: Sie können sich bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer

personenbezogenen Daten, Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung

unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten

Rechte bitte an datenschutz@daad.de oder postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift.

Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist. Beim

Widerruf einer Einwilligung können Sie auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der

Einwilligung verwendet haben.